«Принтер зламався» — фраза, яку у середньому офісі чують 4-8 разів на рік. Кожен такий випадок означає: бухгалтер не може роздрукувати акт, секретар бігає з флешкою, важлива зустріч відкладається, IT-спеціаліст витрачає півдня. За нашими підрахунками один день простою принтера у офісі на 10 людей коштує бізнесу 3 000-8 000 грн у втраченому часі співробітників. Якщо це повторюється 6 разів на рік — 18-50 тисяч грн «непомітних» витрат, які не побачить жодна бухгалтерська звітність.
Що таке контракт на обслуговування принтерів
Це договір з сервісним центром, який зобов'язується підтримувати у робочому стані всю парк принтерів вашого офісу за фіксовану щомісячну плату. Замість того, щоб щоразу шукати майстра, домовлятись про ціну, перевіряти запчастини — у вас просто завжди працюючі принтери.
Типовий зміст контракту
- Профілактика принтерів 1 раз на квартал або при кожній заправці (для активних принтерів).
- Заправка картриджів у узгодженому обсязі — як правило, фіксована кількість картриджів на місяць або «скільки треба, у межах нормального використання».
- Виклик майстра при поломці — у нашому випадку максимум 24 робочі години після звернення, для критичних кейсів — 4-8 годин.
- Дрібні запчастини (леза, термопаста, фотобарабани) — включені або зі знижкою.
- Доставка/забирання картриджів кур'єром.
- Облік витрат на друк — місячний звіт: скільки заправок, скільки сторінок, який саме принтер «жере» найбільше.
- Заміна принтера на час ремонту — якщо ваш потрібно везти на станцію, ми лишаємо аналог з нашого фонду.
Коли контракт окупається, а коли — ні
| Тип офісу | Принтерів | Сторінок на місяць | Рекомендація |
|---|---|---|---|
| Маленький офіс / СПД | 1-2 | до 500 | Разові виклики дешевше |
| Бухгалтерія / юр-фірма | 2-4 | 1 000-3 000 | Контракт окупиться |
| Школа / медзаклад | 3-8 | 3 000-10 000 | Контракт обов'язковий |
| Корпорація | 10+ | 10 000+ | Контракт + MPS (Managed Print Services) |
| Виробництво з активним друком документів | 5+ | 5 000+ | Контракт + резервні принтери |
Скільки коштує контракт у F1
Ми будуємо ціну індивідуально, бо «середня вартість» нічого не каже про ваш конкретний випадок. Орієнтири:
- Маленький контракт (1-3 принтери, до 1 000 сторінок/міс) — від 800 грн/міс. Включена 1 заправка, 1 виїзд по необхідності, дрібні запчастини.
- Стандартний (4-8 принтерів, 2 000-5 000 сторінок/міс) — від 2 500 грн/міс. Заправки, профілактика, гарантований виїзд за 24 години.
- Великий (10+ принтерів, 8 000+ сторінок) — від 6 000 грн/міс. Усе попереднє плюс інженер на території раз на тиждень, резервне обладнання.
На етапі узгодження приїздимо до вас, інвентаризуємо принтери, питаємо про обсяги друку — і пропонуємо конкретний пакет.
Реальний кейс: освітня установа, Біла Церква
Школа з 14 принтерами (3 БФП, 11 простих лазерних). До контракту: бухгалтерія сама дзвонила «майстру по дзвінку», середня поломка вирішувалась 2-4 дні, картриджі купувались нові у «Епіцентрі». Витрати на друк — близько 12 000 грн/міс плюс «непомітне» — час співробітників.
Після підключення контракту з F1: фіксована плата 4 000 грн/міс, заправки за наш рахунок, профілактика раз на квартал, нові картриджі тільки на 2 БФП де це принципово. Економія — близько 8 000 грн/міс, плюс відсутність простоїв.
Що ми робимо при кварталовій профілактиці
- Розбираємо принтер, продуваємо від паперового пилу і залишків тонера.
- Чистимо коротрон, ролик первинного заряду, термоблок (фьюзер).
- Оглядаємо ролики подачі паперу — гумові поверхні з'їдаються від паперового пилу за 50 000-100 000 сторінок, при необхідності міняємо.
- Перевіряємо термоплівку фьюзера — найслабша ланка у HP / Canon, лопається на 80 000-150 000 сторінок. Своєчасна заміна — 700-1 200 грн. Невчасна — згорілий фьюзер за 3 500 грн.
- Чистимо лазерний блок (дзеркала, оптика).
- Оновлюємо прошивку якщо є важливі security-патчі або новий драйвер під Windows.
- Тестовий друк 10-20 сторінок з різними типами тексту і графіки.
- Видаємо звіт з рекомендаціями: «через 3 місяці буде час міняти ролик подачі», «фьюзер на 70% ресурсу, плануємо заміну у Q3» тощо.
Чому ми НЕ просто «приїжджаємо коли зламалось»
Реактивний підхід («чекаємо, поки зламається — викликаємо майстра») у середньому коштує бізнесу у 1.8-2.5 рази дорожче за проактивний (контракт із плановою профілактикою). Чому:
- Підвищена ціна за «терміновість». Майстер по дзвінку у понеділок об 11:00 — одна ціна. Майстер у п'ятницю о 17:00 на «дайте якнайшвидше, у нас тендер!» — інша.
- Лікування «післявибуху», а не профілактика. Згорілий фьюзер коштує у 3-4 рази дорожче за вчасну заміну термоплівки. Згоріла плата форматера — теж.
- Простоїв. Принтер у ремонті 2-7 днів означає, що офіс друкує на «запасному» (зазвичай повільнішому) або взагалі не друкує.
- Виклику кур'єра/майстра кілька разів — повторні візити, бо «забули заправити, треба ще раз», «не та запчастина», «не той тонер».
Хибні очікування від контракту
Чесно: контракт — це не «безмежний друк». Якщо у договорі вказано «до 5 000 сторінок на місяць» і ви роздрукуєте 12 000 — буде доплата за різницю. Контракт — це інструмент для прогнозованої роботи у прогнозованому обсязі, не безкоштовна каса.
Те саме з ремонтами: «бажаюча» поломка через те, що працівник пролив каву на принтер, не входить у профілактичний пакет. Залиття, удари, навмисні пошкодження — окремі роботи.
З чим приходять до нас типові клієнти
- Юридичні фірми, нотаріуси — друкують щодня сотні документів, простій неприпустимий.
- Медичні центри, аптеки — потрібен 100% безперервний друк рецептів, накладних, журналів.
- Школи, дитячі садки — обмежений бюджет, потрібна прогнозованість витрат.
- Виробничі підприємства — друкують маршрутні листи, накладні, документи безпеки.
- Бухгалтерські, аудиторські компанії — пік навантаження у звітні періоди, треба дублювання.
Як підписати контракт
- Зателефонуйте 067-322-35-43 або напишіть на email через форму контактів.
- Призначимо безкоштовний візит інженера до вашого офісу — 30-60 хвилин.
- Інвентаризуємо принтери, дивимось обсяги друку, питаємо про критичні процеси.
- Готуємо комерційну пропозицію з 2-3 варіантами пакету (мінімальний, середній, преміум).
- Підписуємо договір, перший виїзд — з повною профілактикою всього парку.
Працюємо як з юридичними, так і з фізичними особами (СПД). Виставляємо ПДВ-документи, готуємо акти виконаних робіт, договір на квартал/рік. Можемо інтегруватись з вашою електронною системою документообігу (BAS, M.E.Doc, Vchasno).
Дивіться також: ремонт принтерів, заправка картриджів, прошивка принтерів, «вічний картридж».